- Une facture Peppol est un fichier structuré (Peppol BIS Billing 3.0, format UBL, norme européenne EN 16931), pas un PDF.
- Elle reprend les mentions habituelles : numéros de TVA, numéro et date, détail des lignes, TVA par taux, échéance et données de paiement.
- Une facture erronée ne s’efface pas : on la corrige par une note de crédit.
- Les factures se conservent en règle générale 10 ans, dans leur format d’origine.
Votre commerce est inscrit sur Peppol : très bien. Reste le quotidien de la facturation Peppol : recevoir les factures de vos fournisseurs, en émettre quand vous facturez une entreprise, corriger une erreur et tout archiver correctement. Voici les bons réflexes, sans jargon.
Une facture Peppol, c’est quoi exactement ?
C’est une facture électronique structurée : ses informations (montants, TVA, références) sont lisibles directement par un logiciel. En Belgique, le format de référence est Peppol BIS Billing 3.0, en XML (UBL), conforme à la norme européenne EN 16931. Elle circule entre deux points d’accès certifiés : le vôtre et celui de votre fournisseur ou client. Un PDF peut l’accompagner pour faciliter la lecture, mais ne la remplace pas.
Les mentions qui doivent figurer sur la facture
- Les numéros de TVA du vendeur et de l’acheteur.
- Le numéro et la date de la facture.
- Le détail des lignes : description, quantité, prix unitaire.
- La TVA : taux, montant par taux et total.
- Les données de paiement : échéance, IBAN, communication structurée.
- Le cas échéant, le motif d’exonération de TVA.
Les logiciels contrôlent la plupart de ces points avant l’envoi : un taux de TVA incorrect ou un total incohérent bloque la facture, ce qui évite bien des erreurs.
Recevoir et contrôler vos factures fournisseurs
- Consultez votre boîte Peppol chaque semaine, ou activez les notifications de votre logiciel.
- Rapprochez la facture du bon de livraison : quantités livrées, prix convenus, nombre de cartons.
- Signalez tout écart au fournisseur : il émettra une note de crédit si nécessaire.
- Transmettez à votre comptable, idéalement de façon automatique depuis votre logiciel.
- Gardez un œil sur les exceptions : certaines factures n’arrivent pas par Peppol, par exemple celles de fournisseurs étrangers.
Corriger une erreur : la note de crédit
Peppol ne change pas les règles comptables : une facture envoyée ne se supprime pas. En cas d’erreur (mauvais prix, produit non livré, quantité incorrecte), le fournisseur émet une note de crédit, elle aussi via Peppol, puis une nouvelle facture si besoin. Demandez-la par écrit et gardez la trace de l’échange.
Archiver vos factures pendant 10 ans
En Belgique, les factures et documents comptables se conservent en règle générale 10 ans (7 ans auparavant). Exemple : une facture de janvier 2026 est à conserver jusqu’au 31 décembre 2036. Gardez-les dans le format reçu, intactes et lisibles. La plupart des logiciels Peppol archivent automatiquement : vérifiez simplement que l’archivage couvre bien toute cette durée, même si vous changez d’outil.
À lire aussi : Peppol : choisir son logiciel, options gratuites et inscription · Peppol en Belgique : ce qui a changé en 2026 · Organiser les commandes de son snack
Questions fréquentes
Puis-je encore envoyer un PDF à un client professionnel ?
Seulement en complément. La facture officielle entre professionnels assujettis à la TVA doit être la version structurée envoyée via Peppol.
Mes tickets de caisse doivent-ils passer par Peppol ?
Non. Les ventes aux particuliers ne sont pas concernées par l’obligation B2B.
Un fournisseur m’envoie encore ses factures par e-mail : que faire ?
Communiquez-lui votre numéro d’entreprise et demandez-lui de vous les envoyer via Peppol. Prévenez aussi votre comptable.
Combien de temps garder mes factures Peppol ?
En règle générale 10 ans, dans leur format d’origine. Certains documents (investissements, immobilier) ont des durées différentes : votre comptable vous le confirmera.
Une question sur vos commandes ou vos factures ?
Notre équipe accompagne les restaurants, snacks et épiceries au quotidien. Ouvrez votre compte professionnel ou écrivez-nous, nous vous répondons rapidement.
Sources : SPF Finances – e-facturation · ClearTax (format de facture électronique belge) · La Libre – Peppol : 10 questions, 10 réponses (12 juin 2026) · Accountable (conservation des factures) · Xerius (FAQ Peppol)
Cet article est fourni à titre informatif et ne remplace pas l’avis de votre comptable.
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